Чем отличается офис-менеджер от секретаря
С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.
- Определения
- Сравнение
Определения
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
СекретарьСекретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.
к содержанию ↑Сравнение
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Офис-менеджерЕсли офис-менеджер является организатором, то секретаря принято считать исполнителем. Функции первого можно разделить на управленческие, административные, хозяйственные, контрольные и отчетные. Тогда как круг обязанностей секретарей намного уже. Но, несмотря на это, требования к ним предъявляются более жесткие. Поскольку секретарь является правой рукой руководителя, он должен соответствовать всем представлениям начальника об идеальном помощнике. Поэтому такой сотрудник должен, условно говоря, уметь и варить вкусный кофе, и завязывать галстук. Что же касается должности офис-менеджера, то ее способен занять любой образованный и коммуникабельный человек, обладающий навыком работы с ПК и умеющий обращаться с офисной техникой.
Подведем итог, в чем разница между офис-менеджером и секретарем.
| Офис-менеджер | Секретарь |
| Контролирует работу офиса | Выступает правой рукой руководителя |
| Является управленцем | Не имеет права самостоятельно принимать решения |
| Организатор | Исполнитель |
| Обладает более широким кругом обязанностей | Функции несколько уже |
| К соискателю не предъявляется высоких требований | Кандидат на должность подбирается с учетом пожеланий начальства и его представлений об идеальном помощнике |
thedifference.ru
Обязанности офис-менеджера. Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря :: BusinessMan.ru
Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.
Требования к специалисту
Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.
В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.
Обязанности администратора офиса
Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:
- Подбор и расстановка специалистов.
- Планирование стратегии и тактики в работе.
- Построение организационной структуры офиса.
Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.
Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.
Внутренний контроль
Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:
- Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
- Соблюдение специфических норм общения в компании.
- Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
- Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.
Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.
Обязанности завхоза
Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.
Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.
Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.
Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.
Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.
Секретарь и его обязанности
Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.
Сотрудничество и интеграция
Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие — только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.
Менеджер в структуре управления
Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.
Инструкция специалиста
Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.
Карьерная лестница
Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.
Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.
businessman.ru
В чем заключаются обязанности офис-менеджера
Инструкция
Офис-менеджер выполняет управленческие функции. Офис-менеджер обязан планировать работу всех лиц, работающих в конкретной компании и выстроить организационную структуру офиса. Также в эту категорию обязанностей входит руководство персоналом, стоящих ниже по рангу, организация обучения работников, планирование их карьеры и создание политики общения с клиентами.
Административная категория является следующей непосредственной обязанностью офис-менеджера. В нее входит организация делопроизводства и разрабатывание отношений между структурными подразделениями.
В хозяйственные полномочия входит закупка необходимой техники, оборудования, комплектующих, расходных материалов, а также руководство по установке оборудования и отслеживание его работы.
У офис-менеджера существуют контрольные обязанности. Под ними подразумевается ревизия материальных ценностей предприятия, своевременная аттестация персонала, организация отчетности и осуществление иных материалов по контролю.
Отчетные обязанности включают в себя полную подготовку всей документальной отчетности для вышестоящего руководства. Таким образом, руководство находится в курсе дел, происходящих в предприятии, и с помощью этого может контролировать сложившуюся ситуацию.
Основной обязанностью также считается организация и проведение деловых переговоров. В это входит планирование деловых встреч, определение линии переговоров, организация документального оформления переговоров и анализ результатов деловых встреч.
От офис-менеджера требуется знание не только своей работы, но и работы остального коллектива, отслеживание того, как эта работа продвигается, знание методов стратегического планирования, основ этики и эстетики, а также знание основ бухучета и отчетности.
Работа офис-менеджером является достаточно напряженной. Поэтому выбирая такую или схожую специальность, стоит проанализировать, будет ли эта деятельность приносить удовлетворение и радость. А ведь это немаловажно, так как человек проводит значительное количество времени именно на рабочем месте.
Обратите внимание
Обычно выбирая претендентов на эту должность, работодатели обращают внимание на возраст, а также на личные качества будущего сотрудника. Обычно отдается предпочтение девушкам в возрасте от 25 лет, обладающим хорошими организаторскими способностями. Не менее важно при такой специальности быть стрессоустойчивым, а также владеть устной и письменной коммуникацией.
www.kakprosto.ru
Обязанности офис-менеджера
Частенько, особенно в маленьких организациях, офис-менеджером называют обычного секретаря. Звучит такая должность намного солиднее, а то, что обязанности офис-менеджера отличаются от секретарских (хотя у них, безусловно, много общего), редко кого волнует в этом случае.
Что входит в обязанности этого сотрудника? В первую очередь в обязанности офис-менеджера входит работа с документами. Сотрудник принимает поступившую корреспонденцию, регистрирует её, передаёт адресату, при необходимости отправляет в архив. Также он принимает заявления от других сотрудников, передаёт их на подпись генеральному директору, заверяет их печатью, после чего отдаёт обратно. В обязанности офис-менеджера входит работа с внутренней документацией: распечатка приказов и их оформление, хранение, отправка в архив и учёт, работа с исходящей корреспонденцией. При необходимости он должен уметь работать с любой оргтехникой: факсом, сканером, копировальным аппаратом, а также набирать и распечатывать документы. Подготовка помещения для проведения презентаций, ведение протокола заседаний, встреча и приём гостей и клиентов компании также входят в обязанности офис-менеджера.
Зачастую сотруднику приходится заниматься традиционными секретарскими обязанностями: распределением приглашённых компаньонов или руководителей в гостиницах, бронированием номера, авиабилетов и билетов на поезд. В зависимости от специфики фирмы, и сам офис-менеджер может являться представителем своей компании в деловых переговорах, а также выполнять часть обязанностей менеджера по персоналу: поиск новых сотрудников, создание стимулирующих и обучающих программ, оформление на работу. Иногда он занимается вопросами внедрения информационных технологий, разработкой новых программ.
Обязанности офис-менеджера предполагают знание:
- Законодательных актов и нормативов, которые регламентируют правовую, информационную, предпринимательскую деятельность компании.
- Основ менеджмента, маркетинга, предпринимательства и ведения бизнеса.
- Основ социологии, психологии, этики делового общения, работаты с персоналом и общественностью.
- Порядка составления деловых предложений, отчётов, планов, контрактов и соглашений.
- Основ управления, основ эргономики и охраны труда.
Помимо перечисленных задач, в обязанности офис-менеджера входит проведение инвентаризации в офисе и обеспечение необходимыми для работы расходными материалами (канцтоварами, бумагой и иными принадлежностями), которые требуются для работы сотрудников. Также он обязан вести учёт этих материалов, обеспечивать их выдачу, определять порядок получения, организовывать и отслеживать оплату за поставки. В обязанности офис-менеджера входит контроль за состоянием офисной техники, который включает в себя: оперативный вызов мастера для проведения ремонтных работ, своевременную замену расходных материалов (например, картриджей), при невозможности ремонта — замену офисной техники.
В зависимости от правил, принятых в фирме, и её размеров офис-менеджер либо сам принимает звонки и факсы, переадресовывает их нужному сотруднику, отправляет факсы и обзванивает клиентов и партнёров, либо контролирует работу секретарей, в том числе следит за культурой их речи. Также в должностные обязанности офис-менеджера входит контроль за санитарным состоянием самого офиса, организация планового ремонта, вызов технического персонала для устранения неисправностей (например, замена ламп или западающих выключателей).
В целом этот список может увеличиваться или сокращаться в зависимости от места работы. Поэтому необходимо ещё на стадии собеседования поинтересоваться, чем занимается офис-менеджер (должностные обязанности сотрудника в данной компании).
fb.ru
Обязанности офис-менеджера. Совет
Офис-менеджера часто считают «девочкой на ресепшене», задача которой — мило улыбаться, здороваться и делать чай или кофе. На самом деле первичный прием посетителей — лишь одна из многочисленных задач офис-менеджера, причем далеко не самая главная. Что конкретно входит в обязанности офис-менеджера?Офис-менеджер — это человек, который занимается организацией делопроизводства в организации или ее подразделении. Название профессии говорит само за себя: слово «менеджер» (manager) переводится с английского языка как «управляющий». Поэтому офис-менеджера можно смело называть хозяином офиса.
Список его обязанностей может варьироваться в зависимости от специфики конкретного предприятия, но основная задача остается неизменной: офис-менеджер должен обеспечить эффективное функционирование офиса
. Поэтому обычно офис-менеджеру нужно быть на все руки мастером: ему приходится выполнять функции секретаря, администратора, завхоза, иногда в обязанности офис-менеджера входит также кадровое делопроизводство и первичная бухгалтерия.Обычно офис-менеджер является своего рода связующим звеном между компанией и «внешним миром»: он отвечает на телефонные звонки и переводит их на нужных сотрудников либо передает служебную информацию тому, для кого она предназначена. Он же занимается встречей посетителей.
Также на плечи офис-менеджера ложится обеспечение документооборота компании: в его ведении находится входящая и исходящая корреспонденция, он занимается регистрацией, учетом, хранением и архивированием документов. Офис-менеджер занимается подготовкой накладных и счет-фактур, различных отчетов, оформлением заявок на оплату счетов по коммунальным платежам и аренде помещений.
Еще офис-менеджеры обычно принимают участие в подготовке совещаний и заседаний
В круг задач офис-менеджера часто входит подготовка проектов документов, касающихся деятельности компании, выполнение копировально-множительных работ, организация командировок сотрудников (заказ железнодорожных и авиабилетов, бронирование гостиниц), печать служебных материалов, ведение базы данных.
Еще одна важная группа обязанностей офис-менеджера — это обеспечение жизнедеятельности офиса. К этой категории обязанностей можно отнести регулярный заказ воды (а также чая, кофе, сахара и других продуктов, если это необходимо), заказ канцелярии и расходных материалов, а также их учет, хранение, выдачу и списание. Подписку на профильные периодические издания обычно также оформляет офис-менеджер.
Именно офис-менеджер в большинстве компаний должен следить за состоянием офисной оргтехники и другого оборудования. Это, разумеется, не означает, что он обязан уметь ее ремонтировать; в случае поломки его задача — вызвать специалистов для ремонта или проведения технического обслуживания. Обеспечение чистоты и порядка в офисе — тоже задача офис-менеджера.
Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководству компании (генеральному директору, руководи
anydaylife.com
Специфика работы офис-менеджера
Что это за профессия? Чем офис-менеджер отличается от секретаря? Как стать офис-менеджером? Какие карьерные перспективы есть у этих сотрудников?
В России офис-менеджеры появились на рынке труда не так давно, всего лет пятнадцать назад.
Главная задача офис-менеджера – организация и обеспечение успешной работы офиса – той части компании, где размещается административно-управленческий персонал. В некоторых компаниях там же ведётся и работа с клиентами.
Чем отличается офис-менеджер от секретаря?
Чаще всего профессию офис-менеджера путают со смежными профессиями секретаря и администратора офиса. Но это ошибка: и секретарь, и администратор лишены властных полномочий. Секретарь чаще всего выполняет «технические» задания: обрабатывает корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки и т.п. А офис-менеджер совмещает управленческие и и исполнительские функции: организует работу людей в офисе, обеспечивает взаимодействие между разными подразделениями. В тех компаниях, где нет отдела по работе с персоналом, офис-менеджеру «достаются» ещё и эти функции.
Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут
В нашей стране уже существовал аналог офис-менеджера. Только в СССР эта должность называлась «секретарь с некоторыми полномочиями руководителя». Чем «выше» был статус руководителя, тем «выше» были полномочия его секретаря.
Чем занимается офис-менеджер?
Прежде всего, он – организатор. Его главной и основной задачей является организация работы офиса. Сюда относится и материально-техническое обеспечение: в небольших компаниях приходится фактически выполнять обязанности «завхоза». Тогда в его ведении находится всё: от канцтоваров до компьютерной техники и телефонии. Стоит сказать, что в более крупных организациях завхоз часто подчиняется именно офис-менеджеру.
Другая функция офис-менеджера – руководство вспомогательным персоналом. Сюда относятся: курьеры, уборщицы, повар (если в офисе есть налажено питание). Офис-менеджеру иногда подчиняются секретари-ресепшионисты. Если в подчинении у офис-менеджера есть какие-то работники, то в его задачи входит организациия и контроль их работы.
Встречи важных гостей, посещающих офис, – также часто функция офис-менеджера. Эта работа может включать в себя всё: от встречи гостей в аэропорту и заселения их в гостиницу, до решения их текущих проблем. Если речь идёт об иностранных партнёрах организации, то потребуется знание иностранного языка.
Предпринимателям бухгалтер больше не нужен!
Автоматизированная система по сдаче отчетности, расчету налогов и зарплаты, выставлению счетов и актов.
Если в офисе нет своей столовой, то именно офис-менеджеру приходится стать неким «добрым духом» офиса. Именно ему (точнее, ей) придётся организовать появление в офисе кофе-машины и горячих булочек. Сюда же относится организация доставки горячих обедов из симпатичного ресторана или из кафе поблизости.
Все неожиданные организационные вопросы, информирование сотрудников, сообщение им важных новостей компании, дни рождения сотрудников, какие-то общие праздники, мероприятия – всё это тоже относится к работе офис-менеджера. Особенно в том случае, когда в компании нет отдела персонала.
Можно сказать, что в каком-то смысле вся жизнь офиса, её плавное течение и продуктивность труда других членов коллектива во многом зависит от офис-менеджера.
Чтобы подытожить, можно все функции офис-менеджера разделить на пять групп:
1. Управленческие. Сюда относятся: — построение организационной структуры офиса;
— планирование работы офиса;
— руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.)
— разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры;
— разработка политики общения с клиентами.
2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.
Следует сказать, что всё вышеперечисленное относится, прежде всего, к «идеальному» офис-менеджеру. Но в реальности обязанности могут сильно отличаться в зависимости от традиций компании.
Некоторые функции могут оказаться «урезанными», зато могут появиться другие, обычно несвойственные офис-менеджеру. Например: ведение кадрового делопроизводства, самостоятельный поиск необходимых специалистов, проведение предварительных собеседований, ведение первичной бухгалтерии и т.д.
Требования работодателей
Личные характеристики. В случае с офис-менеджером они имеют большое значение. Претендент на должность офис-менеджера должен обладать высокой степенью самоорганизации и уметь организовать работу других. Ему потребуются хорошие коммуникативные навыки (как в сфере устной, так и письменной коммуникации). Важна высокая стрессоустойчивость, умение «разруливать» конфликты, способность эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.
Возраст обычно требуется от 25 лет и старше. В подавляющем большинстве случаев офис-менеджер – это женщина. Мужчину на этой должности удаётся встретить крайне редко. И это понятно: офис-менеджера часто можно в полной мере назвать «хозяйкой офиса».
Стаж и опыт. Требования к стажу и опыту сильно различаются от компании к компании. У каждого работодателя – свои представления о «правильном» опыте. Крупные компании чаще всего хотят видеть в этой должности уже состоявшегося офис-менеджера (со стажем работы на этой позиции от 1 до 3 лет). Но есть хорошие шансы на трудоустройство у опытного и перспективного секретаря.
В небольшую компанию могут взять и без опыта, но нужно убедить работодателя, что вы достойны доверия и справитесь со всеми обязанностями.
Образование. Отдельные требования к образованию офис-менеджера компании выдвигаются не очень часто, потому что для этого сотрудника гораздо важнее практические навыки. Поэтому чаще всего в объявлении о вакансии офис-менеджера работодатели ограничиваются «желательным» высшим образованием, иногда как предпочтительное указывают экономическое или психологическое образование.
Дополнительные требования. Без компьютера офис-менеджеру не обойтись, а потому он должен быть уверенным пользователем ПК. Предприятия, работающие с иностранными партнёрами и клиентами, желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Куда растём?
Возможен ли для офис-менеджера карьерный рост? В
delovoymir.biz
Офис-менеджер. Должностные обязанности
В должности «Офис-менеджер» большинство работодателей видят работника, выполняющего довольно широкий круг обязанностей. Цель введения в штатное расписание этой единицы — обеспечение бесперебойной работы офиса или даже нескольких служб, отвечающих за это. Если нужен не обычный секретарь, отвечающий на звонки, принимающий почту и посетителей, то, конечно, офис-менеджер — это руководитель, так как данному работнику необходимы определенные полномочия и власть. Без этого он не сможет эффективно выполнять возложенные на него обязанности.
В рамках своей основной задачи, перечень обязанностей, которые должен выполнять офис-менеджер, должен охватывать, как минимум пять направлений. При этом следует понимать, что офис — это не помещение, где сидит начальник, а место, где еще выполняются административно-управленческие функции. И значит, их качество и сроки выполнения будут зависеть от того, как будет построена работа офис-менеджера.
Управленческие обязанности. В них входит планирование работы офиса, организация его структуры, руководство служащими, внедрение корпоративной культуры, разработка политики общения с контрагентами и контроль за ее соблюдением.
Административные функции. Они охватывают организацию делопроизводства, налаживание взаимоотношений между службами, распределение офисных площадей между сотрудниками.
Хозяйственные обязанности. Офис-менеджер должен организовывать приобретение офисной техники, канцелярии, расходных материалов, хозяйственного инвентаря. Кроме того, он должен обеспечить уборку офисных помещений, техническое обслуживание оргтехники, своевременную уплату коммунальных платежей, арендной платы и т.п.
Контрольные обязанности. Это направление деятельности включает в себя проведение аудитов, ревизий, инвентаризации материальных ценностей, документации.
Отчетные. В них входит подготовка отчетной документации (информации) для руководителя.
В зависимости от размера организации этот сотрудник может быть отдельным исполнителем, наделенным руководящими полномочиями (для небольших фирм), а может возглавлять целую службу. При этом руководителю организации следует понимать, что желание универсализации сотрудников, вменение в их обязанности вещей, лежащих в компетенции других служб, не всегда оправдано. Например, не стоит загружать подобного работника бухгалтерией, управлением персоналом и т.п. Подобное смешивание обычно негативно сказывается на качестве работы. Причина этого лежит в том, что данные обязанности гораздо шире, чем обязанности по обеспечению работы офиса, они пронизывают всю организацию в целом. Поэтому, составляя резюме, офис-менеджер должен делать акцент на опыте работы и навыках по приведенным выше пяти направлениям деятельности, а не размазывать их на слишком широкий круг обязанностей зачастую, не связанных с обеспечением работы офиса. При этом работодатель, ищущий квалифицированного сотрудника в этой сфере, не должен забывать, для чего ему этот работник нужен, и не выдвигать избыточных, не относящихся к основной функции требований.
fb.ru